Går det att underlätta kommunikationen i en organisation? Hur kan du dra nytta av hela organisationens styrka? Alldeles för många missar tillgänglig kompetens för att organisationen är för stor eller organiserad på fel sätt.
Nyttan
Tänkt dig en klassisk organisation med flera avdelningar (silos). Om något nytt ska hända så kanske det sker på flera avdelningar. Hur får du användning av hela organisationens styrka?
Om vi kunde informera vad som är på gång
Alldeles för ofta är kommunikationsvägarna byggda på rapporter. Rapport till närmaste chef som i sin tur rapporterar till sin chef. Därifrån ska då, i teorin, den upplyste chefen informera neråt igen till de chefer och slutligen till de anställda som kan vara intresserade av informationen. En hel del relevant information försvinner när du genomför en viskningslek.
En annan modell är att alla kan dela med sig vad som är på gång.
På sociala medier efterfrågar jag ibland genom min statusuppdatering:
Elektriker, känner jag en sådan?
Inom ett företag skulle det kunna vara:
Expert på Excel, känner jag någon sådan? Har ett uppdrag på en till två dagar.
Så vad är nedsidan av detta? En tidigare chef till mig sa:
Man kan inte enbart kommunicera, man måste jobba med.
Så sant. Felet med tankesättet är dock att det är du, eller du i den tillsatta grupp som du för tillfället tillhör, ska lösa uppgiften. Jag är övertygad om att det är bredden i hela organisationen som gör att lösningarna blir intressantare och mer konkurrenskraftiga.
Dessutom kan man få bidra inom områden som intresserar.
- Du aktiverar – roligare.
- Du behöver inte hyra in.
- Kompetensen finns kvar.
Tänk som ett internt jobbtorg ungefär.
Värdet att nyttja kompetensen i organisation kan debatteras. Men jag tror att det får:
- Du delar med kollegor istället för dina egna vänner på FB.
- Medarbetare blir sedda.
- Har möjlighet att jobba med uppgifter som engagerar.
- Bättre sammanhållning i hela organisation.
Intranät, som det oftast kallas för, är för många ett negativt laddat ord. Anledningen är många. Men ofta handlar det om att man inte var tillräckligt offensiv i början och att man saknar möjlighet till kommunikation. Det är då, och först då, det kan kallas för sociala intranät.
Kommunikationsforskarna vid Mittuniversitetet har i sin studie kartlagt hur ett antal organisationer använder sig av sociala funktioner i sina intranät. Läs mer om deras forskning.
Erfarenheter från Volvo
Pär Aronsson jobbar som Manager Integrated Communication på Volvo Car Group i Göteborg. Här är, enligt honom, de viktigaste faktorerna att tänka på innan och vid lansering.
Testa miljön och dess funktioner på en grupp användare innan lanseringen, för att undvika onödigt arbete i efterhand. Samla ihop gruppen och ta in synpunkter, idéer, önskemål. Fortsätt att samla gruppen efter lansering för att få input om hur intranätet kan utvecklas/förbättras.
Se till att ha stöd från ”högre ort” och ge fortlöpande feedback till ledning om användande och kommentarer från intranätet.
Krångla inte till det med en massa tjusiga tekniska funktioner utan att först ha kollat upp om intresse finns för sådana, annars riskerar de att bli ett irritationsmoment för användarna.
Kommentarsfält viktiga för att kunna föra en dialog.
Det måste finnas en tydlig plan / mål om hur eller vad intranätet ska användas till. Syftet är viktigt. Också viktigt är att ha lärt känna användarna innan lansering för att kunna uppfylla deras förväntningar.
Hur startar man
Rent tekniskt så kan vem som helst starta ett socialt intranät.
Använd en låst grupp på Facebook eller LinkedIn och dela länken till alla anställda är ett sätt. Man kan göra det obligatoriskt givetvis.
Tekniken ska inte hindra att detta kommer igång. Flera väljer att vänta till projektet gigantus maximus är klart som ofta eller alltid blir uppskjutet.
Bättra att starta och göra om i en agil, iterativ process och lära sig på vägen. Då finns även ett inbyggt sätt att vidareutveckla den interna kommunikationen, snabbt.
Vad får man ut
Målet att kommunikationen inte längre sker i silos innebär att man får nya möjligheter att skapa nätverk där kunskap och information hittar fram till de som behöver dem bäst, just i stunden. Nedan finns en bild på hur olika organisationer är organiserade. Hur ser det ut hos dig?
Bild från Bonkers World.
Slutsats
Sociala intranät måste innebära engagemang från alla, ledningen inkluderad, om det ska lyckas. Det är lite som att jämföra att sitta vid en lunchträff. Om några vid bordet inte vill vara med och prata så blir det svårt att kommunicera.
Ett aktivt intranät ger grunden till en bra kommunikation i en organisation. Vilka värderingar som man vill fylla på med är upp till dig. Vem som leder utvecklingen och initiativet, ja det är ledarskap.
Extramaterial
Hur vi kommunicerar hos Symbio – https://slack.com/
En annan intressant diskussionsplattform – http://www.discourse.org/
Samarbetsplattform med fler funktioner – https://www.sqwiggle.com/
Mitt favoritverktyg för planering – https://trello.com/
Jo, det går att använda Google med – Hangouts
17 Top Tools for Remote Workers – Buffer
7 Collaboration Tools for Remote Teams – iDoneThis
Remote by Default – Github
21 Months In: How to Manage a Remote Team – Zapier
The Challenge of Remote Working – Adii Pienaar
Proaktivt 