Smarta verktyg för arbetsgrupper på distans

Har utvärderat några system för att få ihop arbetsmiljön med arbetsgrupper som inte sitter i samma hus.

Det finns, enligt mig, tre delar man vill lösa och det ska gärna sitta ihop.

• Möten. Helst genom videokonferens eller tfn konferens. Möjlighet att dela skrivbord och göra anteckningar direkt.
• Dokument. Att kunna dela dem enkelt i gruppen.
• Socialt nätverk. Skiva uppdatering, ställa frågor, blogga och dokumentera kanske i en Wiki.

Problemet är att allt finns inte färdigpaketerat. Några har kommit rätt långt och vissa, t.ex. Microsoft är lite efter. Tillgängligheten mobilt är ytterst viktigt eftersom målgruppen ofta finns på olika kontor en dag från en annan. Jag kan för mitt liv inte fatta att det ska vara så svårt?

Kandidaterna

• Google (Docs, Hangouts, delade kalendrar)
• Microsoft (Office 365, Sharepoint, Lync, Skype, Yammer)
• Cisco (Tandberg, Webex)
• Atlassian (Confluence)
• Projectplace

Det finns fler, men dessa har jag haft i min utvärdering. Alla system har definitivt sin nisch.

Tandberg och Webex saknar motstycke, men de är mycket dyra alternativ. Det som saknas är en smart integrering med dokument och socialt nätverkande vilket gör dem bra, men det räcker inte hela vägen fram för mina behov.

Microsoft har kämpat med att hitta något som ska hänga ihop. De köper Skype (en miljard USD) och släpper en Lync för videokonferens. Köpet av Yammer (ytterligare 1.3 miljarder USD) ska bana väg för sociala nätverkande. Office 365 med Sharepoint har ett av de bästa stöden för dokumenthanteringen. Microsofts ledning har definitivt inte läst Steve Jobs biografi och följt rådet att begränsa sig till att göra några delar bra istället för allt, inte så bra. Det stora problemet med Microsofts miljöer är att det kräver många installationstimmar och en känsla att det står kletat BETA över det mesta. Dock så har MS inget val, de måste få till det här tillsammans med TFS 2012 om man jobbar med mjukvaruutveckling. Jag bara undrar, hur många miljarder behövs och hur svårt ska det behöva vara?

Altlassian är en intressant utmanare. När det gäller det sociala nätverkande ur ett företagsperspektiv och dokumenteringen är det ingen som har ett bättre utbud. Dokumentationen sker inte i statiska filer utan helt som redigerbara sidor. Dock saknas Videokonferensmöjligheterna men där är det enkelt att lägga till något som redan finns, t.ex. Skype.

Projectplace är definitivt en mogen kandidat. De har allt man kan tänka sig behöva i form av planeringsverktyg, budget och dokumenthantering. Verktyget känns mer solid för att hantera just projekt än vad många andra är. Nackdelen är att det inte finns en given koppling mellan ärenden och källkodshantering eller videokonferens. Men båda dessa går med lite vilja att få in i lösningen.

Google är, enligt mig, vinnaren eftersom enkelheten vinner och de har flest byggstenar integrerat. I Google Docs finns det bästa sättet att jobba med dokument gemensamt, om det är dokument man ska jobba i, se Altlassian. Hangouts är befriande enkelt att köra. Adderar du Google Docs och några andra plugins i Hangouts så har man ett bra sätt att sköta den dagliga kontakten. Uppstickaren är Projectplace som paketerar mallar och processer för projektledning föredömligt. Många är hjälpta att starta med ett verktyg där processen finns så tydligt utstakad.

Blir ändå rätt irriterad på Microsoft att de fortfarande inte fattat galoppen. Hör av er så ska ni få en två timmars genomgång vad en arbetsgrupp egentligen vill ha. Jag menar, hur svårt ska det behöva vara?